Nowe integracje księgowe Comarch BetterFly i Altera

Twoja księgowa pracuje w Comarch BetterFly albo w Alterze i prosi, żeby wszystkie faktury były w jednym miejscu? Od teraz platforma może je tam wystawiać sama. Dodaliśmy dwie nowe integracje w „Moja Księgowość”: Comarch BetterFly i Altera. Wybierasz system, wklejasz dane dostępowe, sprawdzasz połączenie przyciskiem i zapisujesz. Faktury za opłacone zamówienia powstają wtedy same w Twoim systemie księgowym.

Na liście „System Księgowości” masz teraz do wyboru: „Nasz (WebToLearn.pl)”, „Fakturownia.pl”, „InFakt.pl”, „iFirma.pl”, „wFirma.pl”, „Altera” i „Comarch BetterFly”.

Do czego to służy

Integracja łączy dwa programy, które normalnie o sobie nie wiedzą. Platforma przyjmuje płatność, a system księgowy wystawia dokument. Żeby mogły się porozumieć, potrzebny jest klucz API, czyli coś w rodzaju hasła, które jeden program podaje drugiemu. Generujesz go raz w systemie księgowym i wklejasz w panelu administratora.

Prowadzisz szkołę rysunku online. W październiku sprzedajesz 40 dostępów do kursu „Portret od podstaw” i 12 abonamentów miesięcznych, a biuro rachunkowe rozlicza Cię w Comarch BetterFly. Po podpięciu integracji każda z tych sprzedaży, przy której wystawiasz fakturę, trafia do BetterFly z numerem nadanym przez BetterFly, a pozycja „Portret od podstaw” zakłada się tam jako karta produktu. Pod koniec miesiąca księgowa ma komplet w swoim programie. Ty niczego nie eksportujesz i nie przesyłasz plików mailem.

Gdzie to znajdziesz

1. W menu panelu administratora po lewej rozwiń „Moja Księgowość”.
2. Kliknij „Ustawienia Księgowości”.

Na górze strony, w sekcji „Konfiguracja Księgowości”, ustaw „Włączona księgowość? (Faktury VAT/Proforma/Paragony)” na „Tak”. Dopiero wtedy pojawi się lista „System Księgowości”.

Jak podłączyć Alterę

1. Z listy „System Księgowości” wybierz „Altera”. Pod spodem pojawi się niebieska ramka z podpowiedziami i pola dla Altery.
2. Zaloguj się do Altery i wygeneruj klucz API w „Ustawienia → Integracje → OpenAPI”. Najlepiej wybierz klucz bezterminowy.
3. Wklej klucz w pole „[Altera] Klucz API”.
4. Kliknij pomarańczowy przycisk „Przetestuj połączenie z Altera”.

5. Uzupełnij „[Altera] Wzorzec numeracji faktur” i „[Altera] Wzorzec numeracji korekt”. Puste pole oznacza domyślny wzorzec Altery. Jeśli wpisujesz własny, musi już istnieć na Twoim koncie w Alterze.
6. Zdecyduj, czy faktury mają iść do KSeF natychmiast po wystawieniu: „Nie” albo „Tak”. Ustawienie „Nie” nie blokuje automatycznej wysyłki, jeśli masz ją skonfigurowaną w samej Alterze.
7. Wybierz „Język wystawianych dokumentów”, na przykład „Polski” albo „Polsko-angielski”.
8. Zjedź na sam dół strony i kliknij „Zapisz”.

Gotowe. Numer każdej faktury i korekty nadaje Altera. Paragony, proformy (z linkiem do płatności online) i faktury VAT OSS wystawia WebToLearn.

Kto wysyła fakturę klientowi? Jeśli w Alterze masz ustawiony adres reply-to (adres, na który klient odpowie na maila) w „Ustawienia → Sprzedaż → Wiadomości e-mail”, dokument wysyła Altera. Jeśli nie, WebToLearn pobiera PDF z Altery i sam wysyła go kupującemu.

Jak podłączyć Comarch BetterFly

BetterFly zamiast jednego klucza używa pary danych: Client ID i Client Secret.

1. Z listy „System Księgowości” wybierz „Comarch BetterFly”.
2. Zaloguj się do Comarch BetterFly i wygeneruj dane w „Moje konto → Zarządzaj kontem → Publiczne API”.
3. Wklej je w pola „[BetterFly] Client ID” i „[BetterFly] Client Secret”.
4. Kliknij „Przetestuj połączenie z Comarch BetterFly”.
5. Zjedź na dół strony i kliknij „Zapisz”.

Numerację faktur i korekt zawsze nadaje BetterFly. Każda pozycja faktury zakłada się w BetterFly jako karta produktu, jedna karta na jedną nazwę pozycji, więc kurs sprzedany sto razy to wciąż jedna karta. Przyczynę zwolnienia z VAT i wysyłkę do KSeF ustawiasz w konfiguracji BetterFly.

Paragony, proformy (z linkiem do płatności online) i dokumenty w walutach innych niż PLN wystawia WebToLearn.

Co z KSeF

Wybrany system księgowy sam wysyła swoje faktury do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), a wysyłkę ustawiasz u niego. Ramka „Integracja z KSeF” na tej samej stronie dotyczy tylko dokumentów, które mimo integracji wystawia WebToLearn. Przy BetterFly będą to na przykład faktury w euro, a przy obu systemach korekty faktur wystawionych wcześniej w WebToLearn.

Korekty faktury wystawionej w zewnętrznym serwisie platforma do KSeF nie wysyła, bo nie zna jej numeru KSeF. Dostaniesz wtedy maila z prośbą o ręczną wysyłkę. Jak ją zrobić, opisaliśmy we wpisie o KSeF przy każdym systemie księgowym.

Dobrze wiedzieć

Bardzo ważne: klucz API Altery z terminem ważności po wygaśnięciu wstrzymuje wystawianie faktur. Dokumenty czekają w kolejce, aż wkleisz w panelu nowy klucz, a platforma pokaże czytelny komunikat, że klucz wygasł. Dlatego przy generowaniu wybierz klucz bezterminowy.

Dobrze wiedzieć: dane w sekcji „Twoje Dane Firmy/Spółki” wpisz dokładnie takie same, jakie masz w Alterze albo w BetterFly. Systemy księgowe zwykle wymagają zgodności danych, więc po zapisaniu zrób jeden zakup testowy i sprawdź, czy faktura się wystawiła.

Faktury i paragony wystawiają się automatycznie co 30 minut. Testujesz płatność jako administrator? Dokument przyjdzie po kilku albo kilkunastu minutach.

Włączenie księgowości nie włącza faktur w każdym produkcie od razu. Fakturowanie zaznaczasz też w samym produkcie: abonamencie, szkoleniu, lekcji albo Szybkiej Sprzedaży.

Obie integracje przekazują do systemu księgowego podstawę zwolnienia z VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia, wybierasz ją na liście „Jeżeli jesteś zwolniony z VATu (…) to na jakiej podstawie prawnej?”: zwolnienie ze względu na rodzaj działalności (art. 43 ust 1 ustawy o VAT), na mocy rozporządzenia MF (art. 82 ust 3) albo ze względu na nieprzekroczenie 240 000 PLN obrotu (art. 113 ust 1 i 9).

Nie korzystasz z żadnego z tych systemów? Nic nie musisz zmieniać.

Instrukcja krok po kroku

Chcesz zobaczyć to w akcji? Przeklikaj krótką instrukcję poniżej.

Jak zacząć

Masz konto w Alterze albo w Comarch BetterFly? Wygeneruj dane dostępowe, wklej je w zakładce „Ustawienia Księgowości” i sprawdź połączenie pomarańczowym przyciskiem, zanim zapiszesz zmiany.