KSeF przy każdym systemie księgowym i VAT w PLN

Faktury wystawia Ci Fakturownia, inFakt albo inny serwis, a do tego masz kilku kursantów, którzy płacą w euro? W takim układzie część dokumentów i tak powstaje po stronie platformy. Od teraz faktury wystawione przez Web To Learn trafiają do KSeF przy każdym systemie księgowym, także wtedy, gdy masz podpięty zewnętrzny serwis. Dodaliśmy też drugą zmianę: faktury w EUR, USD i innych walutach pokazują kwotę VAT przeliczoną na złotówki, a JPK liczy się w PLN.

Obie zmiany znajdziesz w jednym miejscu, w „Ustawieniach Księgowości”.

Czym w ogóle jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. W praktyce wygląda to tak: faktura nie jest już PDF-em wysłanym mailem, tylko plikiem XML, który trafia do KSeF i dostaje tam swój unikalny numer. Kupujący z NIP-em znajduje ją w systemie, a KSeF przechowuje ją przez 10 lat.

Obowiązek wchodził etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma z VAT nie przekroczy w danym miesiącu 10 000 zł. Faktury dla osób prywatnych (B2C) wysyłasz do KSeF dobrowolnie.

Tyle przepisy. Teraz to, co zmieniło się u Ciebie w panelu.

KSeF przy zewnętrznym systemie księgowym

Gdy w „Ustawieniach Księgowości” wybierasz zewnętrzny system, to on wystawia swoje faktury i sam wysyła je do KSeF. KSeF ustawiasz wtedy w tym serwisie. Są jednak dokumenty, które mimo integracji wystawia platforma. Panel podaje dwa przykłady: faktury w walutach innych niż PLN przy Comarch BetterFly i korekty faktur wystawionych wcześniej w Web To Learn. Właśnie dla takich dokumentów służy teraz sekcja „Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)”, widoczna przy każdym systemie.

Jeden wyjątek. Korekt do faktur wystawionych w zewnętrznym serwisie platforma do KSeF nie wyśle, bo nie zna ich numeru KSeF. Wtedy dostaniesz e-mail z prośbą o ręczną wysyłkę.

Przykład: korekta po zmianie systemu

Prowadzisz kurs rysunku dla dorosłych. Do maja faktury wystawiała Ci platforma, w czerwcu podpinasz Fakturownię, bo księgowa woli mieć wszystko w jednym miejscu. W lipcu kursantka, która kupiła kurs w kwietniu, rezygnuje i prosi o zwrot. Faktura z kwietnia powstała w Web To Learn, więc korekta też powstaje w Web To Learn. Jeśli masz włączoną integrację z KSeF, korekta trafia do systemu prosto z platformy i nie musisz jej przepisywać ręcznie.

Jak włączyć KSeF dla dokumentów z platformy

1. W panelu administratora wejdź w „Moja Księgowość”, a następnie w „Ustawienia Księgowości”.
2. Sprawdź, czy przy „Włączona księgowość? (Faktury VAT/Proforma/Paragony):” jest „Tak”, a w polu „System Księgowości:” widzisz swój serwis. Do wyboru są: „Nasz (WebToLearn.pl)”, „Fakturownia.pl”, „InFakt.pl”, „iFirma.pl”, „wFirma.pl”, „Altera” i „Comarch BetterFly”.

3. Zjedź do sekcji „Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)”, tuż pod danymi Twojej firmy.
4. Przy „Włącz integrację z KSeF:” wybierz „Tak”. W polu „Środowisko KSeF:” zostaw „Produkcja”.
5. Przy „Faktury dla osób prywatnych:” wybierz „Nie wysyłaj do KSeF (zalecane)” albo „Wysyłaj do KSeF”.
6. Dodaj certyfikat przyciskiem „Wgraj certyfikat (.pem, .cer, .crt)” i klucz przyciskiem „Wgraj klucz prywatny (.pem, .key)”. Oba możesz też wkleić ręcznie (opcja „Wklej ręcznie (PEM)”). Jeśli klucz ma hasło, wpisz je w „Hasło klucza prywatnego:”.
7. Kliknij pomarańczowy przycisk „Przetestuj połączenie z KSeF”.
8. Zjedź na sam dół strony i kliknij „Zapisz”.

Gotowe. Nie masz jeszcze certyfikatu? Pod przyciskiem testu znajdziesz „Instrukcja Video konfiguracji KSeF (Kliknij)” i „Instrukcja tekstowa konfiguracji KSeF”. Prowadzą krok po kroku od logowania w Aplikacji Podatnika KSeF do pobrania certyfikatu.

Bardzo ważne: do KSeF potrzebujesz NIP-u. Jeśli pole „NIP firmy” jest puste, panel nie włączy integracji i pokaże komunikat „Aby korzystać z KSeF, musisz posiadać NIP.” Przy działalności nierejestrowanej NIP uzyskasz, składając w urzędzie skarbowym formularz NIP-7.

Co ustawiasz w samym serwisie księgowym

Faktury wystawione przez Twój serwis idą do KSeF według ustawień w tym serwisie. Przy niektórych systemach masz w panelu dodatkową opcję:

• InFakt: „Wysyłać faktury do KSeF przez InFakt:”. Wcześniej musisz w InFakt przeprowadzić pełną integrację KSeF 2.0 (wgrany certyfikat i klucz API z uprawnieniem do KSeF).
• iFirma: „Wysyłaj faktury do KSeF poprzez ifirma:”. Gdy masz KSeF w ifirmie, włącz też tę opcję, bo inaczej klienci firmowi nie dostaną faktur e-mailem.
• Altera: „[Altera] Wysyłaj faktury do KSeF natychmiast po wystawieniu”.
• wFirma i Comarch BetterFly: wysyłką do KSeF sterujesz w ustawieniach tych serwisów.

VAT w złotych przy sprzedaży w obcej walucie

Druga zmiana dotyczy faktur w EUR, USD i innych walutach. Kwota VAT jest na nich teraz pokazana po przeliczeniu na złotówki, a JPK liczy się w PLN.

Skąd ten wymóg? Ustawa o VAT (art. 106e ust. 11) mówi, że kwotę podatku na fakturze wykazuje się w złotych, nawet gdy reszta faktury jest w walucie obcej. Do przeliczenia stosuje się zasady z art. 31a. Co do zasady jest to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego, a gdy faktura powstaje wcześniej, z ostatniego dnia roboczego przed jej wystawieniem. Przepisy dopuszczają też kurs Europejskiego Banku Centralnego. Który wariant stosujesz u siebie, ustal z księgowym.

Jak to wygląda na liczbach? Sprzedajesz kurs za 100 EUR brutto ze stawką 23%. VAT to 18,70 EUR. Przy przykładowym kursie 4,30 zł za euro na fakturze pojawi się VAT 80,41 zł. Tej kwoty nie liczysz ręcznie, liczy ją platforma.

Dla księgowości to jedna rzecz mniej do przeliczania. Raport z „Generuj JPK” (do wyboru m.in. „JPK V7M (3) - miesięczny” i „JPK V7K (3) - kwartalny”) liczy kwoty w złotych, więc sprzedaż w euro i w złotówkach ląduje w jednym pliku w tej samej walucie. Sprzedajesz konsumentom z innych krajów UE? Zajrzyj też do wpisu o VAT OSS na platformie.

Dobrze wiedzieć

Gdy dostaniesz e-mail z prośbą o ręczną wysyłkę, pomoże Ci „Wyciąg Faktur VAT/Korekt” w „Mojej Księgowości”. Przy każdej fakturze jest ikona, która pobiera plik XML KSeF FA(3). Wrzucasz go na portal KSeF opcją „Wyślij fakturę” i „Załaduj plik XML”.

Testujesz zakup jako administrator? Faktury i paragony wystawiają się automatycznie co 30 minut, więc dokument może dojść chwilę po płatności.

Ścieżka w skrócie: Moja Księgowość → Ustawienia Księgowości → sekcja „Integracja z KSeF” → „Tak” → certyfikat i klucz → „Przetestuj połączenie z KSeF” → „Zapisz”.

Instrukcja krok po kroku

Chcesz zobaczyć to w akcji? Przeklikaj krótką instrukcję poniżej.

Wejdź w „Ustawienia Księgowości” i sprawdź, czy sekcja KSeF jest u Ciebie skonfigurowana, zanim przyjdzie pierwsza korekta.