Integracje z iFirmą i wFirmą

Znasz to? Klient kupuje kurs, platforma wystawia fakturę, a Ty pod koniec miesiąca przepisujesz te same dane jeszcze raz do iFirmy albo do wFirmy, bo tam prowadzisz księgowość. Przy kilku sprzedażach to kwadrans. Przy kilkudziesięciu cały wieczór. Dodaliśmy integracje z iFirma.pl i wFirma.pl w „Moja Księgowość”. Wklejasz klucz API, sprawdzasz połączenie i zapisujesz, a faktury za opłacone zamówienia powstają same w Twoim programie księgowym.

Na liście „System Księgowości” masz do wyboru między innymi „Nasz (WebToLearn.pl)”, „Fakturownia.pl”, „InFakt.pl”, „iFirma.pl” i „wFirma.pl”.

Do czego to służy

Platforma przyjmuje płatność, a program księgowy wystawia dokument. Żeby te dwa systemy mogły się porozumieć, potrzebny jest klucz API, czyli coś w rodzaju hasła, które jeden program podaje drugiemu. Generujesz go raz w iFirmie albo w wFirmie i wklejasz w panelu administratora.

Ania prowadzi online kurs jogi dla kręgosłupa i rozlicza się ryczałtem w iFirmie. W styczniu sprzedaje 35 dostępów, z czego dziewięć osób prosi o fakturę na firmę. Po podpięciu integracji każda z tych faktur od razu ląduje w jej księgowości w iFirmie, z numerem z iFirmy i z właściwą stawką ryczałtu. Ania nie przepisuje NIP-ów z maili. Na koniec miesiąca otwiera iFirmę i widzi komplet.

Gdzie to znajdziesz

1. W menu po lewej rozwiń „Moja Księgowość”.
2. Kliknij „Ustawienia Księgowości”.

Na górze strony, w sekcji „Konfiguracja Księgowości”, ustaw „Włączona księgowość? (Faktury VAT/Proforma/Paragony)” na „Tak”. Dopiero wtedy pojawi się lista „System Księgowości”.

Jak podłączyć iFirmę

iFirma potrzebuje dwóch rzeczy: e-maila, którym logujesz się do konta, i klucza autoryzacji typu „faktura”.

1. Z listy „System Księgowości” wybierz „iFirma.pl”. Pod spodem pojawi się niebieska ramka z podpowiedzią i pomarańczowa z najważniejszymi zasadami integracji.
2. Zaloguj się do iFirmy, aktywuj dostęp do API i wygeneruj klucz w „Narzędzia → API”. Potrzebny jest klucz typu „faktura”.
3. W polu „[ifirma.pl] Login (e-mail) konta ifirma.pl” wpisz adres, którym logujesz się do iFirmy.
4. Wklej klucz w pole „[ifirma.pl] Klucz autoryzacji typu” (to pole tuż pod loginem).
5. Kliknij pomarańczowy przycisk „Przetestuj połączenie z ifirma.pl”.

6. W polu „[ifirma.pl] Seria numeracji faktur w ifirma.pl” zostaw „Domyślna seria numeracji konta ifirma.pl” albo wybierz „Własna seria numeracji (podam nazwę poniżej)”. Przy własnej serii pojawią się trzy pola: „Nazwa serii dla faktur (wymagana)”, „Nazwa serii dla korekt” i „Nazwa serii dla proform”. Puste pole korekt albo proform oznacza domyślną serię iFirmy.

Nazwy serii wpisujesz dokładnie takie, jak w panelu iFirmy. iFirma nie udostępnia listy serii, więc platforma nie sprawdzi ich przy zapisie. Przy literówce dokument wystawi się w serii domyślnej, dlatego po zmianie zerknij na numery pierwszych faktur.

7. Rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych? W polu „[ifirma.pl] Stawka Ryczałtu” wybierz swoją stawkę: 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% albo 17%. Pozostali zostawiają „Nie jestem na ryczałcie”.
8. W sekcji „KSeF poprzez ifirma” zdecyduj, czy faktury mają iść do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) przez iFirmę: „Nie” albo „Tak”.
9. Zjedź na sam dół strony i kliknij „Zapisz”.

Bardzo ważne: jeśli Twoje konto iFirma jest zintegrowane z KSeF, ustaw „Wysyłaj faktury do KSeF poprzez ifirma” na „Tak”. iFirma nie wyśle e-mailem faktury z NIP-em, dopóki nie trafi ona do KSeF, więc bez tej opcji klienci firmowi nie dostaną faktur na maila. Dokument i tak zawsze mogą pobrać z listy transakcji. Zanim włączysz tę opcję, przeprowadź pełną integrację z KSeF w samej iFirmie.

Gotowe. Numer każdej faktury nadaje iFirma, a dokumenty trafiają od razu do Twojej księgowości. Paragonów i proform walutowych albo zagranicznych iFirma przez API nie wystawia, więc te dokumenty tworzy WebToLearn.

Jak podłączyć wFirmę

wFirma używa pary kluczy: accessKey i secretKey. Dostęp do API wymaga pakietu wFirmy z włączonym API.

1. Z listy „System Księgowości” wybierz „wFirma.pl”.
2. Zaloguj się do wFirmy i wygeneruj klucze w „Ustawienia → Bezpieczeństwo → Aplikacje → Klucze API”.
3. Wklej je w pola „[wFirma.pl] Klucz accessKey” i „[wFirma.pl] Klucz secretKey”.
4. Kliknij „Przetestuj połączenie z wFirma.pl”.
5. Masz na koncie wFirma kilka firm? Wpisz numer właściwej w pole „[wFirma.pl] ID firmy (company_id)”. Przy jednej firmie zostaw je puste. Gdy firm jest kilka, a pole zostanie puste, test połączenia pokaże błąd „COMPANY ID REQUIRED”.

Bardzo ważne: wFirma pokazuje secretKey tylko raz, przy tworzeniu kluczy. Skopiuj go od razu w bezpieczne miejsce.

6. W polu „[wFirma.pl] Seria numeracji faktur w wFirma.pl” zostaw „Domyślna seria numeracji konta wFirma.pl” albo wybierz „Własna seria numeracji (podam ID poniżej)”.
7. Przy własnej serii kliknij „Pobierz listę serii z wFirma” i wybierz serie dla faktur, korekt, paragonów i proform. Numery ID wpiszą się same. Możesz je też podać ręcznie, a puste pole oznacza domyślną serię wFirmy (poza fakturami, gdzie ID jest wymagane).
8. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, wybierz stawkę w polu „[wFirma.pl] Stawka Ryczałtu”: od 2% do 17%. Pozostali zostawiają „Nie jestem na ryczałcie”.
9. Zjedź na sam dół strony i kliknij „Zapisz”.

Gotowe. Przez wFirmę wystawiają się faktury, korekty, proformy i paragony, a numer zawsze nadaje wFirma.

Wysyłką do KSeF steruje Twoje konto wFirma, w ustawieniach KSeF w panelu wFirma.pl. Platforma jej nie uruchamia ani nie blokuje.

Dobrze wiedzieć

Dobrze wiedzieć: konto iFirma musi mieć ustawiony bieżący miesiąc księgowy zgodny z datą faktur. Na przełomie miesiąca dokumenty poczekają w kolejce, dostaniesz e-mail z informacją, a wystawią się, gdy przełączysz miesiąc w iFirmie.

Podstawowy dostęp do API iFirmy obejmuje do 1000 faktur miesięcznie. Przy większej sprzedaży złóż w iFirmie wniosek o dostęp rozszerzony.

Pole „Język wystawianych dokumentów” nie dotyczy dokumentów z iFirmy i wFirmy. Działa tylko dla dokumentów, które wystawia WebToLearn.

Ramka „Integracja z KSeF” niżej na tej samej stronie dotyczy wyłącznie dokumentów, które mimo integracji wystawia WebToLearn. Jak ją skonfigurować, pokazujemy we wpisie KSeF na platformie od certyfikatu do pierwszej faktury.

Nie korzystasz z iFirmy ani z wFirmy? Nic nie musisz zmieniać.

Instrukcja krok po kroku

Chcesz zobaczyć to w akcji? Przeklikaj krótką instrukcję poniżej. Pokazuje podłączenie iFirmy, a potem miejsce na klucze wFirmy.

Jak zacząć

Masz konto w iFirmie albo w wFirmie? Wygeneruj klucz API, wklej go w „Ustawienia Księgowości” i sprawdź połączenie pomarańczowym przyciskiem, zanim zapiszesz zmiany.