KSeF na platformie od certyfikatu do pierwszej faktury

Sprzedajesz kurs firmie, a jej księgowa prosi o fakturę z numerem KSeF? Nie musisz logować się na portal ministerstwa i przepisywać tam każdej faktury. Platforma wysyła faktury do Krajowego Systemu e-Faktur sama. Konfigurujesz to raz: pobierasz certyfikat KSeF, wgrywasz go w panelu, testujesz połączenie i zapisujesz. Potem każda faktura wystawiona na platformie trafia do KSeF automatycznie.

Ten przewodnik prowadzi od zera, od pierwszego logowania w Aplikacji Podatnika KSeF do faktury, która ląduje w systemie bez Twojego udziału.

Czym w ogóle jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów do przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura nie jest już PDF-em w mailu, tylko plikiem XML, który trafia do KSeF i dostaje tam własny numer.

W KSeF nie ma loginu ani hasła. Za każdym razem trzeba się w nim uwierzytelnić, czyli potwierdzić, kto wysyła fakturę. Platforma robi to w Twoim imieniu certyfikatem KSeF, więc certyfikat to jedyna rzecz, którą przygotowujesz sam.

Terminy obowiązku dla Twojej firmy sprawdzisz na stronie Ministerstwa Finansów ksef.podatki.gov.pl.

Zanim zaczniesz, przygotuj

• NIP firmy. Bez niego integracji nie włączysz. Przy działalności nierejestrowanej panel podpowiada, że NIP uzyskasz, składając w urzędzie skarbowym formularz NIP-7.
• Firmę w Polsce. Sekcja KSeF pojawia się w panelu, gdy w polu „Kraj twój/firmy/instytucji” masz „Polska”.
• Sposób logowania do KSeF. Wystarczy Profil Zaufany przez login.gov.pl albo podpis kwalifikowany. Spółki logują się zwykle pieczęcią kwalifikowaną.

Jak uzyskać certyfikat KSeF

Certyfikat wydaje Ministerstwo Finansów w Aplikacji Podatnika KSeF. Do platformy potrzebujesz certyfikatu do uwierzytelnienia (tzw. typ 1). Drugi typ, do faktur offline, służy do czegoś innego.

Instrukcję masz też w panelu, pod przyciskiem testu połączenia: film („Instrukcja Video konfiguracji KSeF (Kliknij)”) i wersję tekstową w czterech punktach. W skrócie wygląda to tak:

1. Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl, kliknij „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”, a potem np. „Zaloguj się przez login.gov.pl”. Wpisz NIP firmy i kliknij „Uwierzytelnij”.
2. Rozwiń menu „Certyfikaty” i kliknij „Wnioskuj o certyfikat”.
3. Wpisz nazwę certyfikatu, np. „WebToLearn”, i hasło o długości 15 znaków. Kliknij „Generuj”. Przeglądarka pobierze plik klucza z rozszerzeniem „.key”.
4. Zaznacz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”, ważność zostaw taką, jaką podpowiada formularz, i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
5. Zobaczysz ekran „W realizacji”. Kliknij „odśwież”, a gdy pojawi się „Zakończono pomyślnie”, kliknij „Pobierz certyfikat” i zapisz plik z rozszerzeniem „.crt”.

Bardzo ważne: hasło i plik „.key” zapisz w bezpiecznym miejscu od razu. Na platformie wgrywasz oba pliki i wpisujesz to hasło.

Masz certyfikat wygenerowany wcześniej? W Aplikacji Podatnika wejdź w menu „Certyfikaty”, otwórz „Lista certyfikatów”, zaznacz swój certyfikat i pobierz go w formacie PEM.

Dobrze wiedzieć: certyfikat KSeF jest ważny najwyżej 2 lata, licząc od daty wydania albo od daty początkowej podanej we wniosku. Zapisz sobie ten termin w kalendarzu i złóż wniosek o kolejny certyfikat, zanim obecny wygaśnie.

Jak włączyć KSeF na platformie

Całość ustawiasz na jednej stronie.

1. W menu panelu kliknij „Moja Księgowość”, a następnie „Ustawienia Księgowości”.
2. Przy „Włączona księgowość? (Faktury VAT/Proforma/Paragony):” wybierz „Tak”.
3. W polu „System Księgowości:” zostaw „Nasz (WebToLearn.pl)”. Wtedy faktury wystawia platforma i to ona wysyła je do KSeF.
4. W sekcji „Twoje Dane Firmy/Spółki” sprawdź, czy krajem jest „Polska”, i wpisz „NIP firmy”. Przycisk „Pobierz Dane Firmy” uzupełni resztę danych.

5. Zjedź do sekcji „Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)” i przy „Włącz integrację z KSeF:” wybierz „Tak”.
6. W polu „Środowisko KSeF:” zostaw „Produkcja”.
7. Przy „Faktury dla osób prywatnych:” wybierz „Nie wysyłaj do KSeF (zalecane)” albo „Wysyłaj do KSeF”. Faktur bez NIP-u nie musisz wysyłać do KSeF, to dobrowolne.
8. Przyciskiem „Wgraj certyfikat (.pem, .cer, .crt)” dodaj plik „.crt”, a przyciskiem „Wgraj klucz prywatny (.pem, .key)” plik „.key”. Zamiast plików możesz wkleić ich treść opcją „Wklej ręcznie (PEM)”.
9. W polu „Hasło klucza prywatnego:” wpisz hasło nadane przy generowaniu certyfikatu.
10. Kliknij pomarańczowy przycisk „Przetestuj połączenie z KSeF”.
11. Zjedź na sam dół strony i kliknij „Zapisz”.

Gotowe. Od tej chwili faktury wystawione na platformie trafiają do KSeF automatycznie.

Ważne: test połączenia i zapis to dwa osobne kroki. Panel przypomina o tym na niebieskim tle w sekcji KSeF, więc po teście zawsze zjedź do przycisku „Zapisz”.

Dane do faktury w koszyku i na fakturze

Klient firmowy podaje dane do faktury już w koszyku Szybkiej Sprzedaży. Gdy zaznaczy „Proszę o wystawienie faktury”, w polu „Faktura/paragon dla” wybiera „Osoby Prywatnej”, „Firmy / Spółki / Organizacje” albo „Instytucji Budżetowej (np. szkoła)”. NIP wpisuje w osobnym polu, a przycisk „Pobierz dane” sam uzupełnia nazwę, ulicę, miejscowość i kod pocztowy. Formularz pojawia się w sprzedażach, w których w ustawieniach płatności „Włączyć Faktury VAT?” jest na „Tak”.

Na fakturze platforma dopisuje identyfikator płatności z opisem „ID transakcji w systemie płatności”. Ten sam wpis trafia do pliku XML w formacie FA(3) jako dodatkowy opis faktury, więc księgowa łatwiej połączy fakturę pobraną z KSeF z transakcją w Twoim panelu.

Przykład: faktura dla szkoły

Ewa prowadzi kurs pierwszej pomocy dla nauczycieli. Pewnego czwartku dyrektorka szkoły podstawowej kupuje dostęp dla dwunastu osób, wybiera fakturę dla instytucji budżetowej i wpisuje NIP szkoły. Płatność przechodzi, platforma wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF. Księgowa szkoły widzi ten sam dokument w KSeF i nie czeka na PDF. Ewa w tym czasie nagrywa kolejną lekcję i do portalu ministerstwa w ogóle nie zagląda.

Faktury sprzed włączenia integracji

Integrację możesz włączyć w dowolnym momencie. Fakturę wystawioną wcześniej wgrasz do KSeF ręcznie. Przy każdej fakturze w „Wyciągu Faktur VAT/Korekt” w „Mojej Księgowości” jest zielona ikona „Pobierz XML KSeF (FA(3)) do ręcznego uploadu na portal KSeF”, która pobiera plik XML w formacie FA(3). Wrzucasz go na portal KSeF opcją „Wyślij fakturę”, a potem „Załaduj plik XML”. Pliku nie trzeba podpisywać, KSeF sam go sprawdza przy wgrywaniu.

Gdy coś pójdzie nie tak

Zacznij od przycisku „Przetestuj połączenie z KSeF”. Uruchom go ponownie po każdej zmianie certyfikatu albo hasła.

Błędy integracji księgowych, np. z Fakturownią, zbiera strona „Błędy integracji” w menu panelu. Identyczny błąd powtórzony w ciągu godziny zapisuje się tam raz, więc lista zostaje czytelna.

Dobrze wiedzieć

Sekcja KSeF jest w „Ustawieniach Księgowości” przy każdym systemie księgowym. Przy zewnętrznym serwisie dotyczy tylko dokumentów, które mimo integracji wystawia platforma.

Ścieżka w skrócie: Moja Księgowość → Ustawienia Księgowości → „Włączona księgowość” na „Tak” → sekcja „Integracja z KSeF” na „Tak” → certyfikat, klucz i hasło → „Przetestuj połączenie z KSeF” → „Zapisz”.

Instrukcja krok po kroku

Chcesz zobaczyć to w akcji? Przeklikaj krótką instrukcję poniżej. Pokazuje konfigurację w panelu, od menu do testu połączenia. Certyfikat pobierasz wcześniej w Aplikacji Podatnika KSeF.

Masz już certyfikat? Wejdź w „Ustawienia Księgowości” i włącz KSeF, zanim wystawisz kolejną fakturę.